Cambiare non è mai semplice. Ma a volte è necessario per crescere, aprirsi al nuovo e rendere la propria associazione più efficiente, inclusiva e al passo con i tempi.
Se fai parte delle presidenza o della segreteria di un’associazione – che sia culturale, sportiva, professionale o di promozione sociale – è probabile che tu ti sia già trovate di fronte a una di queste domande:
- Possiamo far votare i nostri associati online?
- Possiamo svolgere le assemblee in forma digitale?
Possiamo usare strumenti più semplici, senza perdere la validità legale?
La risposta a tutte queste domanda passa da un unico punto chiave: lo statuto.
In questo articolo vedremo insieme perché modificare lo statuto è un passaggio fondamentale per poter adottare strumenti innovativi come il voto digitale, come farlo in modo corretto e quali vantaggi può portare alla vita della tua associazione.
ma perché lo statuto è così importante?
La modifica dello statuto è necessaria ogni volta che:
- si vogliono introdurre nuove modalità di voto, come il voto elettronico o a distanza;
- si intende svolgere assemblee online o in modalità ibrida;
- si desidera aggiornare la struttura organizzativa dell’associazione;
- si vogliono recepire norme più recenti, ad esempio quelle legate alla riforma del Terzo Settore.
Nel caso specifico del voto digitale, è importante che lo statuto non imponga espressamente la modalità cartacea o la presenza fisica per il voto, ma preveda invece la possibilità di votare anche con strumenti telematici o in forma digitale.
Come si modifica lo statuto di un’associazione?
Il processo può variare a seconda del tipo di associazione – riconosciuta o non riconosciuta, iscritta o meno al RUNTS -, ma in linea generale i passaggi principali sono:
1 - convocare l'assemblea dei soci
La modifica statutaria deve essere approvata da un’assemblea straordinaria. È importante che la convocazione sia fatta nei tempi e nei modi previsti dallo statuto attualmente in vigore.
2 - verificare il quorum
Per modificare lo statuto, è richiesto un quorum più alto rispetto alle delibere ordinarie. Spesso è necessaria la presenza della maggioranza assoluta dei soci e l’approvazione con una determinata percentuale (es. ⅔ dei votanti). Anche questi dettagli sono definiti nello statuto.
3 - redigere il nuovo testo
Il nuovo statuto deve essere scritto con chiarezza, evidenziando le modifiche apportate. È utile farsi affiancare da un consulente o da un esperto, soprattutto se si vuole inserire la possibilità di voto elettronico nel rispetto della normativa vigente.
4 - registrare l'atto
Una volta approvato, lo statuto modificato va registrato presso l’Agenzia delle Entrate. Se l’associazione è iscritta al RUNTS, occorre procedere anche alla trasmissione tramite il portale dedicato.
Come inserire il voto digitale nello statuto?
Per permettere ai tuoi associati di votare online in modo sicuro, trasparente e legalmente valido, è sufficiente introdurre una formula come questa:
"Le votazioni possono avvenire anche in modalità elettronica, garantendo l’identificazione dell’elettore, la sicurezza e l’univocità del voto, nel rispetto della normativa vigente."
Oppure:
"L’assemblea può svolgersi anche in modalità telematica, con sistemi che consentano l’identificazione dei partecipanti e l’espressione del voto a distanza."
Non esiste una formula unica per tutti, ma è importante che il linguaggio sia chiaro, esplicito e conforme alle esigenze della tua realtà associativa.
perché conviene aggiornare lo statuto?
La pandemia ha accelerato una trasformazione che era già in atto: le persone si aspettano oggi modalità di partecipazione più semplici, accessibili e flessibili.
Modificare lo statuto per abilitare il voto digitale significa:
- Aumentare la partecipazione, coinvolgendo anche chi vive lontano o ha difficoltà a partecipare in presenza.
- Risparmiare tempo e risorse, eliminando stampe, seggi e spogli manuali
- Rendere l’associazione più sostenibile ed efficiente, riducendo carta, logistica e spostamenti
- Garantire trasparenza e tracciabilità, anche in assemblee complesse o con centinaia di iscritti.
E, soprattutto, significa essere pronti per il futuro.
La modifica dello statuto di un’associazione può sembrare un passaggio complesso, ma in realtà è uno strumento di crescita. Ti permette di rendere la tua organizzazione più agile, moderna e vicina alle esigenze dei soci.
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